Personel Özlük Dosyası Hazırlanması ve Sorumluluklar - insankaynaklariyiz.net

Personel Özlük Dosyası

Merhaba. Her işe giren kişilerden işe girişlerde bir takım evraklar istenir. İşletmeden işletmeye şekli değişen özlük dosyası, 4857 sayılı Yeni İş Kanununa göre işletmelerin tutmakla zorunlu oldukları bir tür evraktır. Çalışanın işe giriş için gereken evraklarını iş yerine teslim etmesi, sözleşmenin imzalanması ve SGK girişinin yapılmasıyla başlar. Sadece işe girişte düzenlenmekle kalmayıp personelin işe devam ettiği süre evrak takibi yapılır yani güncel tutulması gereken bir dosyadır. Çalışma süresi içerisinde her personel için ayrı ayrı oluşturulması gerekir ve gerektiğinde ibraz edilmelidir. Asında personel özlük dosyasını bir bellek düşünebiliriz personelle ilgili her bilginin bulunduğu ortam gibi.

İşveren ile çalışan arasındaki ortaya çıkabilecek bir mahkeme sürecinde, özlük dosyalarının önemi oldukça büyüktür. Bir çalışanla anlaşmazlık durumu halinde; çalışanın ortaya süreceği iddialara en temel kanıtlar bu dosya olacaktır.

Personel özlük dosyası için gerekli olan verilerin sağlıklı bir şekilde toplanması ve bir arada tutulması İnsan Kaynaklarının sorumluluğundadır. Bu dosyalar hem insan kaynaklarının işlerini kolaylaştırır, hem de işverene kurumsal bir imaj verir.

Etik kuralları çerçevesinde çalışanlara ait birçok bilginin yer aldığı bu dosyaların gizliliği de son derece önemlidir. 3.şahıslarla paylaşımı sadece ihtiyaç duyulduğunda yapılmalıdır aksine paylaşılması yasaktır.

İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen veya eksiklik tespit edildiğinde işveren veya işveren vekiline yasa gereği idari para cezası verilmektedir. Ve bu idari para cezaları özlük dosyası düzenlenmeyen her bir işçi için ayrı ayrı verilmektedir. Kurallara uygun şekilde düzenlenen personel özlük dosyalarının hem çalışanlarla yaşanabilecek sorunlarda hem de olası bir denetimde idari para cezalarına karşı mutlaka koruma sağlayacaktır.

 

İşe Girişte Personelden Mutlaka Temin Edilmesi Gereken Evraklar;

– Nüfus cüzdanı fotokopisi

– Nüfus kayıt örneği

– İkametgâh Belgesi

– Diploma fotokopisi

– Sağlık raporu

– Kan grubu kartı

– Adli sicil kaydı

– 2 adet resim

– Aile durumunu bildirir belge

– Askerlik durumunu gösteren belge

– İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

– SGK işe giriş bildirgesi

İşçinin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

  • Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler
  • Personel engelli ise Sakatlık Raporu Fotokopisi ya da aslı
  • Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkalığından alınmış indirim yazısı
  • Eski Hükümlü, Terör Mağduru veya Engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı
  • İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi
  • Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

  • Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge
  • Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi
  • İşin niteliğine uygun muayene raporları
  • Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları
  • Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste
  • Şoför işçi için ehliyet fotokopisi
  • İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

İşe Devam Eden Personelin Bu Süreçte Özlük Dosyalarına Eklenmesi Gereken Evraklar

  • Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,
  • Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,
  • İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,
  • İstirahat ve iş göremezlik raporları
  • İmzalı bordrolar/ücret pusulaları
  • Ücret Kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler
  • Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
  • Performans değerlendirme formları
  • İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri
  • İş kazası tutanağı
  • Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge
  • İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

İşten Çıkışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

  • SGK işten ayrılış bildirgesi
  • İbraname
  • Çalışma Belgesi/Hizmet Belgesi
  • Fesih bildirimi
  • İstifa dilekçesi
  • Kıdem ve İhbar Tazminatı Bordroları
  • Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler
  • İşçiye noterle yapılan bildirimler
  • İhbarname

Varsa Özlük Dosyasında Saklanmasında Fayda Olan Dosyalar

  • İşe Başvuru Formu
  • İş Teklif Formu
  • Evlilik cüzdanı fotokopisi
  • Referans mektupları
  • Özgeçmişler
  • Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri
  • Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi
  • O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

 

783 Toplam Goruntulenme Sayisi, 1 Bugunku Okunma Sayisi

2 thoughts on “Personel Özlük Dosyası

  1. Merhabalar özel bir kurumda calismaktaydim fakat yasal olmayan bir sitede iddia oynadığım ve oynattigim sebeplerden dolayı is hakkım noter araciligiyla işten çıkarmışlar. bu konu hakkında ne yapmalıyım hem tazminat hemde sicilime işlemeden düzeltmek için ne yapmalıyım

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir